Auch wenn die Bundesregierung noch über das weitere Vorgehen zu ELENA berät, läuft das Meldeverfahren weiter. Allerdings sind aktuell einige Änderungen zu beachten.
Viele Medien verkündeten bereits, das Projekt sei gestorben. In Wirklichkeit läuft das Projekt ELENA weiter - aber seit Jahresbeginn 2011 in einigen meldetechnischen Punkten ein wenig anders als bisher.
Änderungen seit 1.1.2011 bei der Rückmeldung an Arbeitgeber
DasBundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) hatte bei der Genehmigung von ELENA zur Auflage gemacht, dass künftig nur noch elektronische Rückmeldungen zum Einsatz kommen. Beim Datenversand muss der Arbeitgeber im Datensatz „Kommunikation“ daher auswählen, wie er die Rückmeldungen der zentralen Speichersteller erhalten möchte. Aktuell gilt:
Für Meldedateien, die ab 1.1.2011 erstellt werden, stehen nur noch die Optionen "J" (Rückmeldung per E-Mail) und "K" (Rückmeldung über den Kommunikationsserver) zur Verfügung.
Nicht mehr auswählbar ist die Option "N" (Papiermeldung).
Die beiden Optionen "J" und "K" sind auch weiterhin unabhängig vom gewählten Übermittlungsweg der Meldedateien an die ZSS nutzbar.
Die Zentrale Speicherstelle empfiehlt generell auch heute schon die Nutzung des Kommunikationsservers (Merkmal "K"). Wird bei Datensendungen ab 2011 versehentlich noch die Option "N" für Papiermeldung gewählt, bietet die ZSS die Rückmeldung daher auch folgerichtig über den Kommunikationsserver zur Abholung an.
Alle Rückmeldungen werden auf dem Kommunikationsserver zur Abholung bereitgestellt. Holt der Arbeitgeber die Rückmeldungen innerhalb bestimmter Fristen nicht ab, wird er durch E-Mails darauf hingewiesen und erinnert. Künftig gilt: erfolgt die Abholung nicht innerhalb von 40 Tagen, werden die Rückmeldungen gelöscht und stehen nicht mehr zur Abholung bereit.
Datenbaustein DBKE nun in Version 2 ohne Freitextfelder
Der Datenbaustein DBKE wird im ELENA-Verfahren bei Kündigungen, Aufhebungsverträgen und dem Ende der Beschäftigung durch Fristablauf verwendet. Bis 31.12.2010 waren die in der Version 1 des Datensatzes enthaltenen Freitextfelder nicht auszufüllen. Der Verzicht auf die Nutzung dieser ursprünglich geforderten Angaben war eine kurzfristige Reaktion auf die Kritik der Datenschützer. Dies sorgte für Ärger, denn wenn die Felder trotzdem befüllt wurden, löste dies eine Fehlermeldung aus.
Seit 1.1.2011 kommt die Version 2 des Datenbausatzes DBKE zum Einsatz. Hier sind die umstrittenen Freitextfelder gar nicht mehr enthalten. Versehentliche Angaben sind daher an dieser Stelle gar nicht mehr möglich.
Sendungsverfolgung bei ELENA bald online
Ab Mitte Februar 2011 bietet die ZSS eine "Sendungsverfolgung" über das Internet an. Dieser Service wendet sich an alle Stellen, die Datensendungen absetzen, also Arbeitgeber, Lohnbüros, Steuerberater. Zur Nutzung ist eine Registrierung erforderlich. Danach können sich die Anwender über die Arbeitgeber-Betriebsnummer und das persönliche Passwort anmelden.Die ZSS hofft, damit viele zeit- und kostenintensiven Beratungen der ELENA-Hotline zu vermeiden.
Wie geht es weiter mit ELENA?
Dass es in irgendeiner Form mit ELENA weiter geht, das ist anzunehmen, auch wenn der Normenkontrollrat über die Einzelheiten berät. Die Meldungen müsse jetzt schon und auch weiterhin erfolgen, der Datenabruf durch die Sozialleistungsträger wird sich verschieben - wahrscheinlich von 2012 auf 2014.
