Samstag, 27. April 2013

Einfache PDF-Dateien ersetzen nicht die buchhalterischen Aufbewahrungspflichten

Das bloße Speichern einer erhaltenen Datei reicht als Nachweis für den unveränderten Originalzustand nicht aus, da es technisch ohne weiteres möglich ist, den Inhalt eines elektronischen Dokuments zu ändern. Die Echtheit des Dokuments lässt sich nur über eine elektronische Signatur belegen.

Das gilt auch für Kontoauszüge!

Die meisten Banken versehen ihre Kontoauszüge aber nicht mit einer solchen Signatur. Fehlt einem elektronisch gespeicherten Dokument der Echtheitsnachweis, kann die Finanzverwaltung den Inhalt anzweifeln und wiederum Schätzungen vornehmen.

Allerdings dürften die Kontoauszüge auch nachträglich noch bei der Bank abrufbar sein.

Um von vornherein Probleme mit dem Finanzamt zu vermeiden, sollten Sie wissen, wie Sie Ihre gesetzlichen Aufbewahrungspflichten erfüllen können:
  • Wenn Sie von der Bank einen digital signierten elektronischen Kontoauszug erhalten.
  • Die Bank speichert die Kontoauszüge für Sie und ermöglicht Ihnen den jederzeitigen Zugriff.
  • Die Bank schickt Ihnen Kontoauszüge in Papierform zu.